社長、上司、先輩と出張する時に準備しておいたほうがいいこと

新卒で入社すると、OJTOn The Job training)で先輩と行動することが多くなる企業がほとんどかと思います。なにごとも「実践で覚えさせる」のが1番早いですからね。

先輩や上司と出張などで行動するとなると、「この資料用意しといて」とか「目的地までの段取りしておいて」など色々と指示されることが多いです。ここでいかにしっかりとした準備を出来るかどうかで、「おっ。こいつ使えるな」という印象を与えられるかどうかが決まります。

良い印象を与えると相談に乗ってくれたり、良い仕事を回してくれたりするので、ここは大事なんですね。

今回は先輩や上司、社長と行動するときに準備しておいたほうが良いことリストを紹介します。

事前に大まかなスケジュールを立てる

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まずはこれが大切というか、マニュアル化をしてある企業がほとんどでしょう。もしあなたの企業でマニュアルがないならチャンスです。

「マニュアルを作りました」といって、先輩や上司にアピールできるチャンスです。
<h3″>時間、目的地、相手担当者を記入

まずは、以下のように、出張予定を時間軸でばーっと書出します。

(行き先)出張予定

  • 12月1日(曜日)
    出張参加者:◯◯(先輩・上司の名前から先に書く)、◯◯
  • 9:00 東京発(新幹線の名前・号)
  • 11:30 大阪着
  • 12:15 ◯◯商事 ◯◯様(TEL:〜〜)案件:顧客フォロー
    住所:〜〜
  • 13:00 移動→京都駅(所要時間◯◯分。◯◯線◯◯行き乗車、◯◯円/人)
  • 14:30 ◯◯株式会社 ◯◯様(TEL:〜〜)案件:新商品導入の提案
    住所:〜〜
  • 18:00 移動→新大阪(所要時間◯◯分。◯◯線◯◯行き乗車、◯◯円/人)
  • ホテル◯◯ 住所:〜〜 TEL:〜〜

ざっくりですが、これは私が実際に使ってるテンプレートです。自分が行ったことのない場所で仕事をするには下調べが肝心です。

会う予定のある人は事前に調べておき、名刺があるなら、名刺管理アプリにスキャンして入れておくと便利です。

スキャンしておくといちいち名刺を取り出す必要もありませんし、取引先の住所や担当者の番号が移動中の電車内ですぐに確認できます。「自分は新卒だから相手の名刺は持っていない」という場合は、先輩が持っているかもしれないので聞いてみましょう。

また、自分が乗る電車をメモするときは、「路線名」と「どこ行きなのか」もチェックしておくと便利です
乗換案内アプリで確認する方法もありますが、いちいちめんどくさいです。それに、もしスマホの電源が切れたりしたら確認できなくなっちゃいますからね。

あと、目的地までの料金も把握して、経費申請をしやすくしておきましょう。だいたいの場合、出張後の経費処理は後輩がやることになります。会社に帰ってから経費処理をしようとしても、「あれ?いくらだっけ?」と、思い出すのにエネルギーを使ってしまいます。

ここまで細かく記載している人はなかなかいないので、これを出張1週間前に先輩へ送ると「ここまでしっかりやってくれてるの!?ありがとう!」と、たいてい喜びます。まずはここで小さな信頼をゲットです。

まとめ
  • 出張予定には相手の住所、移動方法を細かく記載
  • 相手の名刺があるなら名刺管理アプリに入れておく
  • 電車は「路線」「行き先」をチェック
  • 交通費も事前に書出しておくことで、経費処理のスピードアップ

ホテル予約は楽天トラベルが便利

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出張が決まったら、一番先にすることはホテル予約です。

出張先にもよりますが、

東京・大阪・京都・博多のホテル予約の場合、3ヶ月前が理想です。

この4大都市は、本当に予約がとれません。異常です。

常に観光客でいっぱいなので、これらの都市に出張が決まったら、すぐにホテルをとってしまいましょう。

会社によってどのサイトでホテルを取るという決まりがあるかもしれませんが、おすすめなのは楽天トラベルです。料金的には他の宿泊予約サイトと大差はありませんが、ポイントがつくのが便利です。

私が以前働いていた会社は、楽天トラベルで予約したポイントはすべて自分につけることができ、ポイントがたくさん溜まりました。
結果的に、合計で2万円分ほど楽天で買物ができたのでラッキーでした。

ホテル予約の際に気をつけるポイント

ホテル予約で気をつけるポイントは、以下の通りです。

  • 喫煙ルーム、禁煙ルームを確認
  • 朝食付きか確認する
  • 駅から近いか(何番出口から1番近いのか)

先輩がタバコを吸う人なら、喫煙ルームを選びます。吸わないなら、禁煙ルームを選択。これは非常に重要です。非喫煙者なら、タバコの臭いが大嫌いな人が多いですからね。

それでも喫煙ルームしか空いてない場合もあるかもしれないので、そこは先輩に「喫煙ルームでもいいかどうか」確認しましょう。

また、ホテルは朝食付きプランを選ぶようにします。
会社の決まりにもよりますが、朝食付きのほうがすぐに食べることができ、時間の短縮になります。

初めて行くホテルの場合は、「駅からどのルートで行くべきか」という点も調べておきましょう。グーグルマップを使えばすぐにわかります。特に、大都市の場合は駅の出口を間違えると大変なことになるので、注意が必要です。

1日前までならキャンセル料金が発生しないの楽天トラベルのいいところですね。

楽天トラベル

まとめ
  • 大都市のホテル予約は3ヶ月前が理想
  • 楽天トラベルで予約するとポイントがつくので便利
  • 喫煙、禁煙ルームかどうか確認
  • 朝食付きか確認する
  • 駅からどのルートで行けるのか事前に確認する

目的地までの地図はGoogleマップに保存しておく

Google Mapsには保存ボタンがあります。

事前に訪問する取引先などを決めて、自分のGoogle Mapsアプリに登録しておくと、次に行く場所をさっと確認できるので便利です。

こんな感じです。スクリーンショット 2015-11-22 12.16.13 (1)

出張予定、取引先の住所などがすべて書き出せたら、すべての予定をGoogleカレンダーに登録しておきます。

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予定をクリックして「編集」へ行くと、こんな画面にたどりつきます。「場所」には住所を入力しておきます。

「説明」には案件名や、話すこと、準備するリストなどを書出します。色んな予定をコピペで貼っていくので、これはパソコンから作業するのがおすすめです。

そして、すべて入力し終わったら、Googleカレンダーアプリをダウンロードします。

もうおわかりかとは思いますが、これらは自動で同期をしてくれるので、外出中でもアプリでさっと確認できるんですね。便利な世の中です。

その他

他にも「これだけは」というものをピックアップしておきます。

経費用の財布を用意する

これはマジでしてください。間違っても自分の財布とごちゃ混ぜにしないように。後からの経費精算で泣くハメになります。

あと、小さいことですが、レシートはもらった順番で入れておきましょう。1日の出張ならまだいいですが、2泊、3泊と続いてレシートがごちゃ混ぜになると、これまた経費処理が面倒です。

100均の財布でも、別れた彼氏・彼女からもらったものでもイイので、とにかく経費の財布は別で用意しましょう。

先輩、上司がタバコを吸うなら新幹線はタバコ喫煙所の近くの車両を予約する

出張の移動は新幹線か飛行機、どちらかになることがほとんどでしょう。

飛行機は禁煙なので誰もタバコを吸うことはできませんが、新幹線の場合は喫煙ルームが設置してあります。

もし同行する先輩・上司がタバコを吸う人なら、喫煙ルームの近くの車両で席をゲットしましょう。「気を遣ってくれてるなぁ」という印象を与えることができますよ。

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「のぞみ」の例ですが、「ひかり」も「こだま」も同じです。

普通車だと、

  • 3号車(博多寄り)
  • 7号車(東京寄り)
  • 15号車(博多寄り)

グリーン車は10号車(東京寄り)に喫煙ルームがあります。

なのでタバコを吸う先輩の席を取るときは、4号車、6号車、14号車、16号車から選べば良いということですね(1〜3号車は自由席)

資料はパソコンやiPhone、クラウド、USBに入れておく

私は仕事の資料は、Googleドライブにすべて放り込み、すぐに取り出せるようにしています。

念のためにUSBにも同様の資料を入れておくのは、先輩が「この資料くれない?」といってきたときにインターネット環境がない時のためです。USBならぱっと渡せますからね。

おわりに

こんな感じで、自分なりのマニュアルを作っていくのがオススメです。参考になれば幸いです!

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