仕事は10分タスクに分解すると早く終わる。「すべての仕事は10分で終わる」書評

LINEの元社長で、女性向け動画メディア『C チャンネル』の社長である森川亮氏の書籍「すべての仕事は10分で終わる」を読んだので、学んだことをシェアします。

仕事は10分で終わるタスクに分解すれば遅くならない

「仕事が遅かったり、溜まったりする原因のひとつは、仕事を分解できていないから」だと森川氏は言います。

分解できていないと、とりあえずできる仕事から手を付けてしまい、大切な仕事がいつまでたっても終わらない。

よって、仕事は10分で終わる要素にまで分解していきます。

たとえば、TODOリストの悪い例

  • プレゼン資料を作る
  • 販促プランを練る

これでは、どのタスクにどれだけの作業が必要で、どれだけ時間がかかるかわからない。

良い例

  • プレゼンの構成を作る
  • 必要なデータを用意する
  • 各ページにキーワードと、必要なデータを貼る
    (各10分)

こうすることで、「今何をすべきか」がわかり、10分で終わるタスクなのでスピーディーに片付く。

大きな仕事や複雑な仕事があると、多くの人はおっくうになってしまい、先送りしてしまう。

結果、上司や取引先に「この人、できないんだな」と思われてしまい、仕事で1番大切な「信用」を失う。そうならないためにも、仕事は10分ごとに分解すると良い。

なぜ10分に分けるのか?

なぜ、10分という短い時間に仕事を分けるのか。

それは、「人間が集中できるのは10分が限度だから」と森川氏は話します。
1時間くらいかかって終わるタスクであっても、実際に集中しているのはその半分もないと。

10分に分けるメリット

10分単位に仕事を分けると、次のようなメリットがあります。

  • ちょっとした空き時間に仕事をこなせる
  • SNSやインターネットサーフィンなど、無意識にやってしまう無駄なことを避けられる
  • 10分毎に仕事を片付けていくと、スピーディーで調子が出る
  • 小さいタスクなら手を付けられる
  • ボトルネックを回避しやすくなる
  • 仕事を振りやすくなる
  • 単純な作業に時間を長くかけない

仕事は結局、シンプルに「やるかやらないか」。ノリよく、サッと終わらせてリズムに乗ることが重要だと。

また、日本人は世界的にみても仕事が遅いといわれています。確かに、私も学生時代にフランス留学をしていましたが、各国の学生はグループワークでも仕事が本当に早かった。特にドイツ人は賢くて尋常ではない早さで仕事をこなす。そりゃEUでダントツに経済成長するわと納得しました。

1つのタスクを終えても気を抜かない

10分のタスクを1つ終えたからといって、満足してコーヒーを入れにいかないことが重要。

「やりきった感」をもって集中を解くと、どんどん間延びしていって仕事を処理するスピードが結局遅くなってしまう。

仕事の合間の休憩が多い人は、1年で換算すると非常に多くの時間休憩している。

特に20代、30代のアウトプットは人生のキャリアを大きく左右する。無駄な時間を過ごしてはいけない。

タスクではなく、「ジョブ」に頭と時間を使う

仕事は大きく2つに分けることができる。
それは、「ジョブ」と「タスク」

  • ジョブ:頭を使う重要な仕事
  • タスク:頭を使わないシンプルな仕事

たとえば、カレーを作るという仕事をプロセスで分解してみる。

  1. ご飯を炊く
  2. 材料を揃える
  3. 肉と野菜を切る
  4. 肉と野菜を炒める
  5. 水を入れて煮込む
  6. ルーを加えて煮込む

以上のステップに分解できる。ここにはジョブはなく、すべてタスク。

大きな仕事に見えたとしても、小さく分解していくと頭を使わないタスクで構成されている場合も多い。

アウトプットの質を左右するのは、ジョブだと森川氏は言います。
世の中のできる経営者は、しっかりと考える時間をとっている。会社の今後の方向性や、人材育成の方針など、すぐには答えが出ない問題に頭を使う。

よって、頭を使わないタスクをなるべく早く終わらせるか、減らす。そしてジョブのための時間を確保することが大事だと。

仕事の進め方

新しい仕事やプロジェクトが決まったら、まずは最終的なアウトプットと期日を明確にする。「何をいつまでにやるか」という期限と、「成果物」をワンセットにしてゴールを明確にする。

そのうえで、ゴールから逆算しながらプロセスをざっくり分解していき、月・週ごとのゴールを決めていく。

  1. アウトプットと期日を決める
  2. 月、週ごとの中間ゴールを定める
  3. 優先順位をつける
  4. ジョブとタスクに分ける
  5. それらをさらに10分にまで分解していく

最初は分解が大変かもしれないが、次第に慣れてくるので大丈夫だと森川氏は話す。

手帳は「PDCAプラットフォーム」

森川氏は、フランクリン手帳と夢手帳熊谷式を使用している。

スケジュールだけを管理したいならグーグルカレンダーで十分だが、課題解決やPDCAを推進していくうえで、フランクリン手帳が中心ツールになっているそう。

タスクは優先順位をつけて記入し、スケジュール欄にはその日のアポを入れる。

「何時から何時までにこのタスクをやる」というのではなく、相手時間を使って10分タスクを細切れに片付けていくとのこと。時間がない社長、管理職には向いたやり方だと言えます。

残念ながら、夢手帳については詳細が書かれていません。

TODOリストはメールベースで管理

森川氏は、タスクを手帳とTODOリストで管理している。1週間単位のTODOリストをメールベースで管理しており、そこから1日あたりのタスクを手帳に書き込んでいく。

TODOリストが書かれたメールをA4でプリントアウトし、常に持ち歩いているのだそう。自分が気づいたことを自分宛てにメールする癖があり、情報が集まるメールというプラットフォームを活用している。

ここでは詳しいTODOリスト管理の方法が詳細しているが、いかんせん、内容が濃いので実際にご自身で確認してみてほしい。

仕事を早く終わらせたい管理職におすすめ

この本に書かれている方法は、部下を管理する必要のある管理職や、社長など、組織で位の高い人におすすめしたい。

多くの部下は、上司や社長から仕事を丸投げされてほとほと困っている。この本に書かれている方法で仕事を振ってあげると、「指示が的確だ」と部下からの信頼も増えて、結果的に仕事が進んで自分の評価も良くなると思う。